Pada organisasi nirlaba, penganggaran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari perencanaan organisasi khususnya perencanaan program dan kegiatan. Secara garis besar, pengganggaran diawali dengan penyusunan visi, misi, dan tujuan strategis organisasi dalam jangka panjang. Selanjutnya, tujuan strategis tersebut dijabarkan lebih terinci dalam program dan kegiatan jangka pendek maupun jangka menengah berupa program kerja tahunan. Didalam program kerja tahunan, dijabarkan masing-masing kegiatan yang akan dilakukan yang mendukung tujuan strategis organisasi dan dilengkapi dengan perhitungan kebutuhan dana. Perhitungan kebutuhan dana organisasi untuk menjalankan kegiatannya sering disebut dengan penganggaran.

Proses perencanaan secara garis besar digambarkan sebagai berikut:

Pencatatan dimulai setelah ada transaksi keuangan yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan organisasi. Pencatatan dilakukan berdasarkan dokumen transaksi keuangan yang diterima bagian keuangan dari pihak lain yang melakukan transaksi keuangan dengan organisasi. Pencatatan seharusnya dilakukan secara harian setelah ada transaksi keuangan. Pencatatan dilakukan untuk semua transaksi yang terjadi baik transaksi melalui kas, bank dan transaksi lainnya bukan kas dan bank.

Proses pencatatan secara garis besar digambarkan sebagai berikut:

Dalam menentukan besar pengeluaran untuk mendanai kegiatan yang akan diajukan ke pihak donator, bagian keuangan sebaiknya mengacu pada biaya standar yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. Biaya standar ini akan menjadi pedoman dan akan memudahkan dalam penyusunan anggaran.

Biaya standar adalah biaya yang ditentukan di muka, yaitu jumlah biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk membiayai kegiatan tertentu dengan asumsi kondisi ekonomi, efisiensi, dan faktor-faktor lainnya dipenuhi.

Biaya standar akan membantu penyusunan anggaran belanja program atau kegiatan bagi lembaga yang bersangkutan. Ini berarti biaya standar sangat berpengaruh terhadap proses pengambilan kebijakan pengelola lembaga, khususnya dalam proses penganggaran.

Pengembangan biaya standar harus dilakukan secara terus-menerus sesuai dengan perubahan harga yang berlaku pada masing-masing daerah. Dalam prakteknya, biaya standar ini mengacu pada realitas harga yang berlaku di pasar daerah bersangkuran; Jadi, kemungkinan besar standar harga yang berlaku antar daerah berbeda-beda. Biaya standar dapat digolongkan atas dasar tingkat ketaatan atau kelonggaran sebagai berikut:

1. Standar teoretis,
2. Rata-rata biaya waktu yang lalu,
3. Standar normal,
4. Pelaksanaan terbaik yang dapat dicapai.

Standar teoretis adalah standar ideal yang dalam pelaksanaanya sulit dicapai. Asumsi yang mendasari standar teoretis ini adalah bahwa standar tersebut merupakan tingkat yang paling efisien dan dapat dicapai oleh para pelaksana. Kebijakan standar teoritis dapat digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama. Akan tetapi, pelaksanaan yang sempurna yang dapat dicapai oleh orang atau mesin sangat jarang dalam prakteknya. Akibatnya, standar ini jarang dipakai.

Rata-rata biaya waktu yang lalu ditentukan dengan menghitung rata-rata biaya periode yang telah lampau. Jenis standar ini berguna pada awal organisasi menerapkan sistem biaya standar. Rata-rata biaya waktu yang lalu dapat boleh dimasukkan sebagai unsur biaya standar. Selanjutnya, jenis biaya standar ini secara berangsur-angsur diganti dengan biaya yang benar-benar menunjukan efisiensi.

Standar normal didasarkan pada rata-rata biaya di masa yang lalu dan disesuaikan dengan taksiran biaya di masa yang akan datang, dengan asumsi keadaan ekonomi sedang normal (misalnya memasukkan tingkat inflasi bagi perencanaan harga di masa yang akan datang). Standar ini berguna untuk keperluan perencanaan dan pengambilan keputusan jangka panjang.

Pelaksanaan terbaik yang dapat dicapai didasarkan pada tingkat pelaksanaan terbaik dengan memperhitungkan ketidakefisienan kegiatan yang tidak dapat dihindari terjadinya.

Analisa Biaya-Volume-Laba pada LSM. Sebagai lembaga nonprofit, LSM tidak mengenal istilah ‘laba’. Namun dalam hal ini, analisa Biaya-Volume-Laba atau Cost-Volume-Profit Analysis (CVP Analysis) digunakan untuk membantu LSM agar tidak mengalami masalah pembiayaan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan program.

Analisis biaya-volume-laba menguji perilaku pendapatan total, biaya total, dan laba operasi sebagai perubahan yang terjadi di level output, biaya variabel per unit, atau biaya tetap (Horngren, 2000: 60). Analisis ini didasarkan pada beberapa asumsi, yakni:

• Perubahan tingkat kenaikan penerimaan dan biaya yang disebabkan oleh perubahan jumlah produk dan layanan.
• Biaya total dapat dibagi ke dalam komponen tetap dan komponen variabel berdasarkan tingkat output.
• Dalam grafik, perilaku total penerimaan dan biaya berbanding lurus dengan unit output dalam batasan tertentu.
• Unit penjualan produk, unit biaya variabel dan biaya tetap diketahui dan konstan.
• Semua penerimaan dan biaya dapat ditambahkan dan dibandingkan tanpa memperhatikan nilai waktu uang.

Break Even Point (BEP). BEP adalah jumlah output dimana total pendapatan sama dengan total biaya, atau laba operasinya adalah nol. Mengapa hampir semua pengelola organisasi tertarik dengan BEP? Alasan utamanya adalah menghindari kerugian operasional. BEP menunjukan seberapa besar tingkat pelayanan yang harus dihasilkan untuk menghindari kerugian tersebut.

Analisa Sensitivitas dan Ketidakpastian. Sebelum memilih berbagai alternatif, pengelola ogranisasi sering kali melakukan analisis sensitivitas. Analisis sentivitas adalah teknik “what if’ yang digunakan pengelola dalam menguji bagaimana sebuah hasil akan berubah; jika data perkiraan asli tidak diraih, atau jika sebuah asumsi dasarnya berubah.

Dalam konteks ini, analisa sentivitas menjawab pertanyaan seperti apa yang terjadi dengan penghasilan operasi lembaga, apabila penjualan produk menurun 5% dari rencana? Atau apa yang terjadi dengan penghasilan operasi, jika biaya variabelnya meningkat 10%? Aspek analisis sensitivitas adalah “keamanan” laba (margin of safety) di mana jumlah penerimaan anggaran di atas penerimaan BEP. Jika ditunjukan dalam unit, ‘keamanan’ laba merupakan jumlah penjualan dikurangi jumlah BEP. ‘Keamanan’ laba menjawab pertanyaan ‘what if’: apabila penerimaan anggaran di atas BEP dan kemudian jatuh, seberapa jauh penerimaan anggaran dapat jatuh sebelum BEP dicapai?

Analisis sentivitas adalah satu pendekatan untuk mengenalkan uncertainty (ketidakpastian) yang memungkinkan jumlah aktual akan menyimpang dari jumlah yang diperkirakan.

Analisa-anaisa di atas biasanya dipakai dalam organisasi profit, namun konsep tersebut dapat juga diterapkan dalam pelayanan dan organisasi nonprofit. Kunci penerapan analisis ini adalah mengukur output yang dihasilkan oleh lembaga terkait.

A budget is the quantitative expression of a proposed plan of action by management for a future time period and is an aid to the coordination and implementation of the plan (Horngen dkk, Cost Accounting, 2000, hal 178)

Anggaran dapat diinterpretasikan sebagai paket perkiraan penerimaan dan pengeluaran yang diharapkan akan terjadi selama satu atau beberapa periode mendatang. Dalam tampilan anggaran, data penerimaan dan pengeluaran yang terjadi di masa yang lalu biasanya juga disertakan. Pada dasarnya, ada 3 jenis anggaran: (1) Anggaran modal (capital budget) yang menggambarkan perencanaan pengelolaan modal, (2) Anggaran kas (cash budget) yang menggambarkan perencanaan penerimaan dan pengeluaran kas, dan (3) Anggaran operasi (operating budget) yang menggambarkan perencanaan pendanaan aktivitas.

Anggaran modal (capital budget) berisi daftar kebutuhan modal yang diajukan untuk satu tahun yang akan datang. Pada sisi dampak, anggaran tersebut mencakup seluruh pengeluaran bagi perolehan aset yang direncanakan selama satu tahun. Pada kebanyakan organisasi, komponen anggaran modal muncul dari keputusan yang dibuat pada saat proses perencanaan strategis. Apabila seluruh anggaran modal yang disetujui lebih besar dari yang seharusnya didanai, maka manajemen harus mengurangi anggaran modalnya. Jika modal proyek tersebut berdampak terhadap pelaksanaan program tahun depan, maka beberapa pengurangan harus dipertimbangan dengan hati-hati.

Anggaran berfungsi sebagai berikut:

1. Anggaran merupakan hasil akhir dari proses penyusunan rencana kerja.
2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan di masa mendatang.
3. Anggaran sebagai alat komunikasi internal yang menghubungkan masing-masing unit kerja lembaga dan sebagai mekanisme kerja antar pelaksana program.
4. Anggaran sebagai alat pengendali unit kerja lembaga.
5. Anggaran sebagai alat motivasi seta persuasi tindakan efektif dan efisien daam percapaian visi organisasi.

Prosedur Rencana Anggaran Biaya (RAB). Pertama buatlah daftar rincian biaya dengan akurat. Kemudian pisah-pisahkan menjadi item-item yang berbeda, seperti: gaji, biaya sewa, material, transportasi, komunikasi, peralatan, pelatihan, dan publikasi. Penghitungan yang lebih detail harus ada jika donator memintanya.

Merencanakan sebuah RAB untuk jangka waktu pendek, menengah, atau panjang melibatkan perkiraan biaya selama periode tertentu. Biayanya yang layak untuk setiap pos pengeluaran harus ditentukan. Tidak hanya sumber keuangannya yang harus diidentifikasi, tipe pembiayaan perlu juga disesuaikan dengan kegiatan dan situasi keuangan organisasi pengusul. Biaya-biaya harus nyata dan dan disusun sepraktis mungkin. Jika sebuah komputer akan dimasukkan dalam RAB, maka periksa harga pasarnya untuk menentukan kisaran harga yang akan dianggarkan.

Pastikan juga untuk memasukkan biaya-biaya yang kurang jelas jumlahnya, seperti biaya administrasi (sewa dan tenaga staf), asuransi, pengawasan, pelaporan, dan evaluasi. Semua kegiatan itu jelas akan membutuhkan waktu dan uang.

Akan tetapi, jangan menyusun RAB terlalu kaku. Proyek tidak pernah sepenuhnya berjalan seperti yang direncanakan. Jadi, sediakan ruangan tertentu untuk biaya tak terduga yang biasanya berkisar abtara 5-10% dari total RAB. Ketika segalanya menjadi berbeda dari apa yang diharapkan, informasikan pada donator.

Terkait dengan gaji pekerja, gaji itu mungkin merupakan bagian penting dari RAB tersebut. Jadi, berapa jam kerja yang diperlukan untuk suatu proyek perlu benar-benar dipastikan. Kerjakanlah sehemat mungkin.

Sebelum proposal beserta RAB dikirim kepada donator, sebaiknya pihak ketiga diminta tolong agar semua perhitungan diperiksa terlebih dahulu. Kesalahan sepele biasanya dapat terselip; dan bila hal itu ditemui, maka dampaknya adalah kesungguhan organisasi terhadap donator diragukan. Lagipula bisa timbul masalah selama proyek berjalan dan kesulitan dalam membuat laporan. Ada gunanya melampirkan penjelasan pada RAB, seperti mencantumkan “biaya overhed umum” dan menjelaskan di bawahnya ‘apa artinya.’ RAB jangan terlalu mendetail tetapi perincilah secukupnya.

Tujuan anggaran dirumuskan sebagai alat akuntabilitas, alat manajemen, dan instrumen kebijakan ekonomi lembaga. Proses akhir penyusunan anggaran merupakan hasil dari persetujuan bersama. Alokasi anggaran dapat dikatakan efektif apabila menyeimbangkan berbagai permintaan di dalam lembaga dan strategi pencapaian tujuan (visi) yang telah ditetapkan. Stabilitas anggaran didasarkan atas akurasi perhitungan dan perkembangan dinamika pelaksanaan program.