Prinsip-prinsip biaya yang secara umum digunakan donor sebagai dasar kriteria evaluasi anggaran dan realisasinya (allowable costs) adalah sebagai berikut: Komposisi jumlah biaya. Perbandingan antara biaya langsung dan tidak langsung, atau perbandingan antara biaya program dan biaya pendukung.
Kriteria biaya yang diperbolehkan (allowable cost).
- Reasonable costs. Biaya harus relevan dan memiliki alasan yang kuat terkait dengan pelaksanaan program yang telah disetujui.
- Allocable costs. Biaya harus dapat dialokasikan sesuai dengan proporsi yang wajar.
- Sesuai dengan standar. Biaya sesuai standar/batas baku (maksimal) yang telah ditetapkan bagi masing-masing jenis biaya.
- Perhitungan yang konsisten. Biaya dihitung dan diperlakukan secara konsisten dalam sebuah pelaksanaan program.
- Dibukukan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi umum di Indonesia.
- Didokumentasikan dengan baik dan didukung oleh bukti-bukti yang memadai.
Reasonable Costs. Biaya yang relevan terkait dengan pelaksanaan program adalah jika sifat dan jumlah biaya tidak melebihi nilai wajar yang dikeluarkan oleh organisasi secara hati-hati dan bijaksana dalam situasi yang berlaku pada saat keputusan pembiayaan itu dibuat.
Dalam menentukan kewajaran biaya, keputusan harus mencakup pertimbangan:
- Apakah biaya tersebut merupakan jenis biaya yang bersifat umum dan benar-benar diperlukan untuk pelaksanaan program tertentu,
- Apakah biaya tersebut memenuhi persyaratan yang berlaku umum (hukum dan peraturan, serta syarat dan kondisi hibah),
- Apakah biaya tersebut dikeluarkan dengan mempertimbangkan aspek konflik kepentingan (conflict of interest),
- Apakah individu yang bersangkutan, yang terkait dengan pengeluaran biaya tersebut, telah bertindak dengan kehati-hatian dalam situasi di mana biaya tersebut terjadi, mengingat tanggung jawab mereka terhadap organisasi, anggotanya, karyawan dan masyarakat pada umumnya,
- Pertimbangan khusus pada penyimpangan signifikan dari praktek-praktek organisasi dibandingkan dengan standar yang berlaku umum.
Allocable costs. Biaya harus dapat dialokasikan sesuai dengan proporsi yang wajar. Beberapa jenis alokasi biaya:
- Biaya khusus bagi program tersebut, dialokasikan sepenuhnya ke program tersebut,
- Biaya yang memiliki manfaat, baik bagi program itu sendiri maupun, program/kegiatan lain. Biaya dapat didistribusikan/dialokasikan dalam proporsi yang wajar, sesuai dengan besar manfaat yang diterima oleh masing-masing program,
- Biaya yang diperlukan untuk operasi organisasi keseluruhan, meskipun hubungan ke masing-masing biaya program tertentu bersifat tidak langsung. Biaya dialokasikan menggunakan kebijakan organisasi.
Pengalokasian biaya berdasarkan prinsip-prinsip ini, tidak dapat dilakukan untuk tujuan mengatasi kekurangan anggaran/dana, atau untuk menghindari pembatasan tertentu dari ketentuan masing-masing pemberi dana.
