Bertahan pada visi awal. Setelah gagasan suatu proyek terbentuk, kita mudah terbuai oleh dugaan bahwa pada akhirnya sesuatu dilakukan untuk memecahkan masalah yang berlarut-larut. Sudah lazim jika kita ingin terjun dan memecahkan masalah yang ada.
Bagaimanapun, manajer proyek yang bijaksana memeriksa realitas awal dengan mengajukan dua pertanyaan utama. Apakah masalah itu cukup berharga untuk dipecahkan? Adakah solusi yang layak? Mustahil untuk mendapat jawaban pasti pada awalnya. Tetapi, cukup usaha untuk membuat perkiraan logis dapat membantu perusahaan Anda menghindari penyia-nyiaan waktu bagi proyek yang tidak dipedulikan pelanggan, atau di mana tidak ada solusi yang dapat diterapkan atau justru memakan banyak biaya saat diterapkan.
Penting bagi Anda untuk mengusung mentalitas bertanya-tanya selama proyek, berhenti sesekali untuk memeriksa realitas lain. Frekuensinya akan bergantung pada sifat proyek Anda. Tim proyek Anda dapat cepat menaiki kurva pengetahuan, di mana Anda menemukan berbagai fakta mengejutkan tentang proyek itu, sifat alami pekerjaan, kebutuhan pelanggan, kondisi pasar yang berubah, dan sebagainya. Dalam kasus-kasus seperti itu, Anda mungkin perlu memeriksa realitas bersama manajemen setiap beberapa minggu sekali.
Tiga pemeriksaan selain pertanyaan di atas dapat membantu Anda mengetahui apa dan kapan suatu kontrak proyek perlu diubah:
Periksalah ketika definisi masalah sudah lebih jelas. Pemeriksaan realitas ini harus muncul secepat mungkin setelah tim menerima tantangan, kesempatan, biaya, dan keuntungan dengan lebih mendetail. Serahkan data pada manajemen untuk memperoleh persetujuan bagi kelanjutan proyek seperti yang telah direncanakan atau menyesuaikan tujuan proyek jika perlu.
Periksalah setelah solusi tertentu dikenali. Pemeriksaan ini harus berfokus pada kelayakan. Bisakah gagasan solusi itu dikerjakan? Dapatlah dipenuhi? Sesuai kerangka waktu yang dibutuhkan? Gunakan penelitian pasar, uji langsung, pembuatan prototipe, dan/atau simulasi untuk membantu menjawab semua pertanyaan itu.
Periksalah sebelum melakukan penerapan penuh. Pada titik ini, Anda seharusnya telah memahami biaya penerapan dan risiko tidak adanya tindakan. Berilah manajemen peluang untuk mengkaji ulang informasi tersebut dan diskusikan pengaturan waktu serta rencana untuk mengurangi risiko.
“Jika hasil penelitian yang disusun dengan baik dan dilaksanakan dengan mudah menunjukkan bahwa proyek itu harus terus dilaksanakan, Anda dapat maju dengan percaya diri ke dalam fase perencanaan dan penerapan. Jika hasilnya mengecewakan,… gunakan data itu untuk mendesain ulang proyek serta melakukan penelitian mudah lainnya, dan seterusnya, sampai Anda menemukan sebuah konsep yang bisa diterapkan.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (6/24)
