Terjun ke dalam tindakan. Sungguh aneh melihat sejumlah manajer proyek terlihat malu-malu dalam menjalankan salah satu tanggung jawab utama mereka: mengatur secara aktif tentang bagaimana proyek diselesaikan. Manajemen aktif akan membuat proyek Anda berada tetap pada jalurnya dan memungkinkan Anda menyelesaikan hasil pada waktunya dengan anggaran yang ditentukan.
Pijakan manajemen aktif adalah sebuah rencana yang menjabarkan harapan Anda. Dokumentasi terhadap rencana itu penting. Dengan begitu rencana tersebut dapat menjadi alat bantu komunikasi dan pembelajaran. Di tengah kesibukan, tim mudah sekali melupakan komitmen yang telah dibuat dan oleh siapa. Dengan rencana tertulis, Anda akan dapat mengetahui sumberdaya apa saja yang dibutuhkan dan kapan sumberdaya itu dibutuhkan. Anggota tim dapat mengatur pekerjaan mereka sendiri karena mereka mengetahui persis apa yang diharapkan dari mereka. Dokumen tertulis juga membuat Anda dapat membandingkan rencana tersebut dengan realitas, sehingga Anda dapat membuat penyesuaian yang diperlukan dan mendidik diri, sehingga rencana-rencana di masa depan dapat menjadi lebih realistis.
Untuk proyek pendek yang hanya melibatkan beberapa orang, rencana tertulis dapat dilakukan secara sederhana, mungkin grafik Gantt yang menggambarkan aktivitas-aktivitas utama yang tersebar dalam keseluruhan kerangka waktu, dengan indikasi tentang siapa yang terlibat dan/atau bertanggung jawab atas tindakan itu. Proyek yang lebih besar membutuhkan alat bantu perencanaan yang jauh lebih rumit, frekuensi penyusunan jadwal yang lebih tinggi dengan perangkat lunak khusus yang dapat mudah diperbaharui sementara tugas diselesaikan, perubahan sumberdaya, atau informasi baru akan menyebabkan pengeseran rencana.
Sebuah rencana proyek dapat sangat berguna jika Anda:
Mulailah dengan diagram jaringan. Kenali tugas-tugas proyek dan hubungannya satu sama lain-bukan sekedar urutan (kebutuhan apa yang harus dijalankan pertama, kedua, dan seterusnya), tetapi yang ketergantungan (tugas apa yang belum dapat dimulai sampai tugas lain telah selesai).
Susunlah rencana kendali proyek. Perkiraan durasi semua tugas di dalam diagram jaringan. Setelah menilai ketergantungan, tambahkan kerangka waktu yang memuat tanggal spesifik tentang kapan setiap aktivitas dimulai dan diakhiri. Ini adalah jadwal kendali proyek Anda.
Kenali jalur penting. Jika memungkinkan, gunakan perangkat lunak perencanaan proyek untuk membantu Anda mengenali rangkaian langkah yang saling berhubungan, yang memiliki fleksibilitas paling rendah, yang harus diambil sesuai kerangka waktu yang telah dijadwalkan agar proyek tersebut selesai tepat waktu.
“Keluaran utama dari bagian proses perencanaan ini adalah jadwal kendali—sebuah aktivitas berdasarkan kerangka waktu yang akan digunakan oleh tim sebagai peta untuk melaksanakan pekerjaan, dan akan Anda gunakan untuk memastikan pekerjaan itu selesai tepat waktu.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (8/24)
