Mengenalkan proses sebagaimana dibutuhkan. Beberapa manajer proyek bekerja untuk perusahaan yang memiliki standar dan prosedur yang pasti dalam melaksanakan pekerjaan proyek. Tetapi, banyak dari kita bekerja di perusahaan yang memiliki dokumentasi minimal atau, lebih buruk lagi, tidak ada prosedur resmi sama sekali.
Entah Anda adalah manajer proyek beruntung yang akan memiliki dasar kuat atau Anda adalah salah satu orang yang memulai dari nol, Anda perlu menyiapkan pedoman spesifik untuk setiap proyek yang Anda tangani. Pikirkan pedoman itu sebagai rencana konfigurasi, suatu deskripsi tentang bagaimana Anda akan berbisnis dalam proyek itu.
Unsur dasar rencana konfigurasi adalah apa yang Anda harapkan: deskripsi tentang siapa yang harus terlibat dalam perencanaan, pendekatan penjadwalan, metode menyiapkan perkiraan (biaya, waktu, dan sumberdaya), daftar dokumen perencanaan dan manfaatnya, serta deskripsi tentang bagaimana dan seberapa sering Anda akan memeriksa kemajuan. Anda harus memasukkan rencana komunikasi: para pemegang kepentingan yang perlu dijaga dan pengaturan waktu serta metode untuk menghubungi mereka.
Satu hal yang memisahkan manajer proyek yang efektif dengan manajer proyek yang relatif tidak efektif adalah seberapa besar pemikiran yang mereka masukkan dalam dokumentasi dan komunikasi sejak awal proyek.
Ada banyak dokumentasi yang dapat Anda kembangkan. Tetapi hindari kelebihan-lakukan saja apa yang masuk akal dan memberi nilai tambah. Dokumentasi, seperti komunikasi, jauh lebih sulit untuk dilakukan dengan baik sampai Anda memiliki pengalaman. Pastikan Anda memeriksa prosedur di perusahaan Anda yang telah didokumentasikan. Bagikan informasi prosedur ini dengan tim.
Untuk mengembangkan perencanaan konfigurasi Anda, bagilah pekerjaan menjadi tiga bagian:
Rencanakan pendekatan. Apakah pendekatan umum yang terbaik untuk organisasi Anda? (Cek silang semua prosedur). Apakah cara terbaik untuk mendefinisikan jangkauan? Perkiraan usaha, durasi, dan biaya. Apakah perusahaan Anda menggunakan ringkasan grafis kerangka waktu?
Rencanakan pelaksanaan dan kendali. Bagaimana Anda akan mengukur dan menguji kemajuan? Apa yang memicu “perubahan”, yang perlu dilaporkan? Persetujuan apa yang dibutuhkan? Pedoman rapat tim dan kolaborasi tim seperti apa yang Anda ingin agar dibuat dan dipatuhi?
Rencanakan komunikasi dan kebutuhan anggota tim. Metode apa yang dipilih untuk mendokumentasikan pembagian kerja dan tanggung jawab? Area mana yang harus digunakan untuk mengembangkan harapan yang saling menguntungkan antara Anda, tim, dan manajemen? Proses apa yang perlu anda jalani untuk menjamin staf meluangkan waktu untuk proyek tersebut?
“Patut diakui, dokumentasi membutuhkan upaya besar tetapi jika dilakukan dengan benar, dapat jauh lebih berperan sebagai teman daripada lawan.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (11/24)
