Mengelola segalanya. Calon manajer proyek sering membuat kesalahan dalam mengasumsikan bahwa tugas utama mereka adalah mengarahkan tindakan harian anggota tim. Interpretasi yang paling sederhana adalah mereka ingin mendapat informasi tentang apa yang dikerjakan anggota tim. Yang sering terjadi, mereka ingin menyetujui dan/atau memberi nasihat atas segala hal yang dilakukan anggota tim. Pendekatan ini dijamin akan membuat anggota tim yang berpengalaman menjadi marah. Hal ini merampas kepercayaan diri anggota tim terhadap keahlian dan penilaian mereka.
Micromanagement gagal melihat aspek kunci lain dari kepemimpinan tim: Anda adalah satu-satunya orang dalam organisasi yang berkuasa menciptakan hubungan kerja yang sehat antara anggota tim proyek. Ini disebut manajemen antarmuka. Tanpa bimbingan atau arahan Anda, kecil kemungkinan anggota tim akan cukup berinteraksi. Jadi, sudah menjadi tugas Anda untuk menciptakan kerangka-prosedur, sikap, dan prinsip-yang akan membantu mereka mengelola diri secara efektif guna mendukung tim.
Untuk membantu anggota tim menggunakan waktu secara bijak:
Jadikan rapat sebagai prioritas. Kebanyakan tugas tim dilakukan selama rapat karena di sana lah anggota tim saling berbagi data terbaru tentang tugas individual, di mana tim sebagai satu kesatuan menguji dan mendiskusikan data, membuat keputusan, dan seterusnya. Kehadiran semua anggota tim di dalam rapat jauh lebih efektif daripada di luar rapat-yang menjelaskan mengapa ketidakhadiran dalam rapat tim seharusnya jarang sekali dilakukan anggota tim.
Doronglah interaksi sebagaimana diperlukan. Susunlah pedoman yang membuat anggota tim merasa nyaman untuk berbicara satu sama lain setiap kali muncul kebutuhan, daripada menunggu sampai rapat tim berikutnya (yang mungkin baru akan diadakan berhari-hari atau berminggu-minggu kemudian). Penundaan memboroskan waktu-dan membuat anggota tim kehilangan peluang untuk belajar. Katakan saja bahwa mereka perlu menginformasikan hal terbaru pada Anda (sebagai manajer proyek) ketika mereka mengambil tindakan penting atau membuat keputusan.
Buatlah pedoman komunikasi tim. Sebagai tim, bicarakan kapan, bagaimana, dan dengan siapa informasi harus dipertukarkan. Kapan mereka dapat memotong pembicaraan anggota tim lain? Kapan Anda sebagai manajer proyek harus terlibat? Kapan tim harus mewaspadai informasi baru? Format apa yang harus digunakan orang-secara perorangan atau melalui E-mail, voicemail, laporan, pengumuman di papan buletin, dan sebagainya?
“Tugas Anda dalam memacu kerja dan sinergi tim mungkin menuntut Anda untuk mencurahkan sebagian energi guna ‘merancang dan menggerakkan’ interaksi antaranggota tim.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (18/24)
