Menerima solusi apa pun. Dalam permulaan suatu proyek, wajar untuk memunyai gambaran dalam kepala Anda tentang bagaimana segalanya akan terungkap. Kemudian realitas akan merasuk di dalam. Berbagai masalah dan peluang yang tidak terduga akan muncul. Data menunjukkan bahwa kebutuhan pelanggan itu berbeda dari apa yang dipikirkan semua orang. Pilihan Anda: meneruskan dengan rencana semula atau mengubah rencana sesuai dengan pelajaran yang diperoleh. Organisasi-organisasi sukses memilih yang kedua. Mereka sadar bahwa dengan memusatkan dan memecahkan kebutuhan sebenarnya—masalah yang paling dasar —akan memberi manfaat yang jauh lebih besar dalam jangka panjang.
Mengenali kebutuhan sebenarnya dapat menjadi sulit. Untuk satu hal, sering suatu proyek didefinisikan sebagai solusi daripada kebutuhan yang harus dipenuhi. Contohnya, “Memasang lini produksi baru” adalah solusi atas kebutuhan sebenarnya dari “memenuhi kebutuhan pengiriman produk pada pelanggan”. Manajer proyek yang efektif selalu menyelidiki kebutuhan sebenarnya karena mereka berharap menemukan cara lain dalam memenuhi kebutuhan itu dengan lebih cepat, lebih murah, lebih efisien, dan seterusnya, daripada solusi semula. Perusahaan mana yang tidak akan senang jika timnya dapat bekerja dua kali lebih cepat tanpa memasang lini produksi baru?
Jika dihadapkan pada suatu proyek yang benar-benar merupakan lompatan solusi, coba ajukan pertanyaan ini pada sejumlah orang: “Mengapa?” Mengapa proyek itu digambarkan seperti ini? Apa masalah yang coba dipecahkan orang-orang? Pada area mana kinerja tidak mencapai tujuan?
Jangan abaikan peringatan bahwa terkadang pertanyaan di atas dapat berisiko, khususnya pada organisasi di mana data masih belum banyak berperan. Manajer pendukung proyek mungkin bertanya-tanya apakah Anda meragukan pengambilan keputusannya. Orang-orang mungkin menduga Anda sedang melakukan penangguhan.
Untuk mengenali kebutuhan yang sebenarnya dengan mudah:
Susunlah dokumen mengenal masalah atau peluang. Gambarkan kesenjangan antara tingkat kinerja sekarang dan di mana Anda seharusnya berada. Susunlah daftar pengaruh atas celah ini, termasuk dampaknya pada orang-orang di dalam dan di luar perusahaan. Deskripsikan risiko pengabaian celah dan keuntungan dari menutupnya.
Bagi dokumen itu. Gunakan dokumentasi itu sebagai dasar untuk berdiskusi dengan manajer fungsional yang mendukung proyek. Tunjukkan dokumentasi itu sebagai interpretasi Anda akan keadaan sekarang dan mintalah masukan serta penjelasan.
Dapatkan izin untuk berfokus pada kebutuhan sebenarnya. Jika Anda terus melangkah tanpa persetujuan, kinerja Anda mungkin akan memburuk karena Anda tidak mencapai tujuan proyek semula.
“Anda tak akan tahu apakah Anda sudah memenuhi kebutuhan sebenarnya, kecuali Anda tahu apa kebutuhan itu.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R.Heerkens, bagian (3/24)
