Berjalan begitu saja. Dengan laju bisnis yang meningkat, ada kecenderungan untuk memilih mental “Lakukan saja!” dan meremehkan pentingnya upacara. Sikap ini dapat mengganggu kesuksesan proyek, karena dengan menyediakan waktu untuk merencanakan dan mengadakan rapat pembukaan resmi serta melibatkan anggota tim dan manajer sponsor itu dapat membantu dalam sejumlah cara.
Pertama, hal itu memberi sinyal pada keseluruhan perusahaan bahwa proyek ini didukung oleh manajemen sehingga layak mendapatkan dukungan anggota lainnya. Kedua, hal itu memberi peluang bagi tim untuk meninjau (atau mengembangkan) suatu kontrak proyek. Memiliki pemahaman umum tentang tujuan adalah penting untuk menjadi tim yang efektif. Ketiga, hal itu memberi peluang kepada tim untuk berinteraksi dengan manajemen dan membina hubungan yang nantinya dapat membantu dalam proyek. Keempat, hal itu memberi peluang pada tim untuk memutuskan bagaimana mereka akan bekerja. Terakhir, hal itu memberi peluang pada anggota tim untuk saling mengenal secara pribadi dalam situasi santai.
Pendeknya, rapat pembukaan yang baik akan membantu memastikan setiap orang memulai pada titik yang sama dan berjalan di arah yang sama. Kegagalan memahami harapan manajemen adalah salah satu kontributor tersebar dalam sejarah yang dapat menggagalkan proyek. Sebaliknya, memberi waktu pada anggota tim untuk membina hubungan dengan sesama anggota dan manajemen nantinya akan menghasilkan manfaat besar ketika tim itu melewati masa-masa sulit (yang jamak dihadapi oleh setiap tim).
Untuk melaksanakan rapat pembukaan yang sukses:
Kenali siapa saja pemegang kepentingan yang harus hadir. Minimal, Anda ingin semua anggota tim hadir berikut manajer dengan akuntabilitas terbesar atas hasil. Tergantung pada proyeknya, Anda mungkin ingin mengundang karyawan dari bidang kerja yang terkena imbas dari proyek itu (membantu menetapkan harapan dan mendapat persetujuan mereka) dan/atau pelanggan representatif yang kebutuhannya akan Anda penuhi.
Rencanakan presentasi manajemen. Tentu saja, Anda dapat menyampaikan apa yang Anda ketahui tentang kebutuhan manajemen pada anggota tim. Tetapi, tidak ada yang lebih kuat dalam menekankan komitmen pada suatu proyek daripada mendengarnya langsung dari seorang manajer.
Gunakan waktu secara efektif. Rapat pertama ini akan sangat memengaruhi rapat-rapat mendatang. Gunakan alat-alat bantu rapat—agenda, flip chart, metode diskusi. Dan sebagainya—untuk memastikan waktu sudah digunakan dengan baik.
“Rapat pembuka dapat menyemangati tim… dan dengan segera mempererat tim.”
Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (5/24)
